Pemerintah daerah perlu membangun aparatur yang mampu mengemban misi, tugas dan fungsi serta peranannya secara bersih, efektif dan efisien dalam rangka meningkatkan pelayanan publik yang lebih baik. Peningkatan pelayanan dipengaruhi sistem penyelenggaraan pemerintahan yang harus melakukan pembaharuan dan perubahan menyangkut penataan kelembagaan, kepegawaian dan perencanaan, pelatihan dan pendidikan, penyusunan sasaran kerja, penetapan standar kompetensi, penetapan kelas jabatan dan pengawasan, salahsatu upaya yaitu pemerintah daerah wajib melakukan analisis jabatan.
Analisis Jabatan (ANJAB) merupakan proses pengumpulan, pencatatan, pengolahan dan penyusunan data jabatan menjadi informasi jabatan yang merupakan prasyarat untuk menyusun peta jabatan, uraian jabatan serta jumlah kebutuhan Aparatur Sipil Negara (ASN). Pelaksanaan anjab dilaksanakan oleh unit organisasi yang secara fungsional membidangi analisis jabatan berdasarkan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 1 Tahun 2020 tentang Pedoman Analisis Jabatan dan Analisis Beban Kerja.
Begitu pentingnya Anjab bagi penyelenggaraan pemerintahan dengan hasil keluaran yang dipakai oleh semua pihak dalam meningkatkan pelayananan publik yang lebih baik sehingga the right man on the right place dapat terwujud. Namun konsistensi anjab perlu dipertanggungjawabkan dengan segudang efek domino yang akan dihasilkan karena sebenarnya bukan hasil kerja dari no one two person but work team. Kerja tim memang sangat dibutuhkan dengan jangka waktu satu tahun atau lebih dalam mengumpulkan data, menyusun informasi jabatan, memverifikasi data, serta mengumpulkan beban kerja yang merupakan salah satu unsur kelengkapan usulan kebutuhan ASN selain penyusunan kebutuhan aparatur sipil negara untuk jangka waktu 5 (lima) tahun (Peraturan Badan Kepegawaian Negara Nomor 9 Tahun 2022).
Kerja tim dari berbagai sektor yang dibutuhkan, diharapkan mampu mengeluarkan eksistensi dan kemampuan anggota tim sesuai tugas pokok dan fungsi yang tercantum dalam peraturan kepala daerah bukan mengeluarkan ego sektoral yang dimiliki agar ouput yang dihasilkan mampu untuk menjawab tantangan perekonomian daerah terutama mengakali carut marutnya birokrasi pemerintahan. Pelaksanaan analisis jabatan dilakukan dengan beberapa proses pelaksanaan yaitu melaksanakan persiapan diantaranya memberitahukan kepada unit organisasi bahwa akan dilakukan analisa jabatan agar terdapat kesiapan dalam menyiapkan dokumen dan sumber daya manusia. Bila diperlukan tim dapat juga melakukan diskusi, seminar atau lokakarya dalam rangkan pelaksanaan analisis jabatan.
Beberapa pertanyaan haruslah disiapkan oleh tim untuk memudahkan wawancara, observasi dan referensi selain formulir analisis jabatan karena kadangkala informasi yang dituangkan diatas kertas berbeda dengan realita di lapangan, tak lupa jawaban untuk menjawab observasi dari kegiatan anjab pada unit organisasi dan penelusuran pernyataan tertulis maupun tidak tertulis dari referensi yang ada sebagai penguatan hasil dari pengumpulan data.
Pengumpulan data dan pencatatan yang didapatkan dari kerja tim kemudian diolah dengan menyusun uraian, spesifikasi dan peta jabatan yang merupakan unsur dari data jabatan untuk mendapatkan informasi jabatan. Proses pengolahan ini yang memakan waktu yang tidak sedikit dengan problematika dilapangan diantaranya belum adanya keharmonisan antara proses pengolahan di unit organisasi dengan tim, penguasaan materi pada unit organisasi sebagai rumpun terbawah dari buah yang akan dihasilkan harus memiliki vitamin lebih agar olahan resep dimaksud (ANJAB) dapat menjadi kue dengan porsi yang sama (kebutuhan pegawai yang sesuai).
Namun kue tersebut belum dapat dihidangkan atau diketahui oleh publik karena ANJAB itu haruslah diperiksa kembali kebenarannya oleh Tim melalui pengecekan ulang untuk mengetahui ada tidaknya hal yang perlu diperbaiki terhadap informasi jabatan tersebut sebagai contoh nama jabatan yang memberi ciri dan gambaran dalam satu wadah jabatan dengan telah melalui mekanisme birokrasi panjang untuk mendapatkan penetapan jabatan dari instansi pembina (jabatan bidang kepegawaian pada BKN RI, jabatan bidang bencana pada BPBN, jabatan bidang perpustakaan dan arsip pada ANRI). Apabila telah mendapatkan penetapan dari instansi pembina perlu verifikasi ulang jabatan oleh Tim agar penetapan dari instansi pembina terakomodir dalam hasil verifikasi jabatan untuk kemudian ditempatkan sesuai keahlian dan tusi unit organisasi.
Adapun pengelompokan informasi jabatan yang diverifikasi yaitu: identitas jabatan, nama jabatan, kode jabatan, ikhtisar jatan atau ringkasan tugas, kualifikasi jabatan, uraian tugas, hasil kerja, bahan kerja, perangkat kerja, tanggung jawab, wewenang dan syarat jabatan.
Hasil analisis jabatan yang sudah disempurnakan (kue yang telah dilakukan verifikasi) selanjutnya dipaparkan kepada para pimpinan unit kerja yang meliputi peta jabatan, uraian jabatan dan rekomendasi hasil temuan lapangan sebelum ditetapkan oleh Pejabat Pembina Kepegawaian yang berupa pengelompokkan informasi jabatan.
Dari informasi jabatan (keluaran analisis jabatan) bersinergi dengan analisis beban kerja dapat diperoleh informasi mengenai tingkat efektivitas dan efisiensi kerja organisasi berdasarkan volume kerja. Anjab yang didapatkan oleh Tim hanya merupakan permulaan dari bagian besar penyusunan kebutuhan pegawai di pemerintahan tanpa adanya teknik manajemen yang dilakukan secara sistematis sebagai bagian dari tahapan penyusunan kebutuhan aparatur sipil negara.
Dukungan dari unit organisasi untuk aktif dalam memperoleh informasi jabatan yang sesuai dengan kebutuhan organisasi perlu dilakukan secara bersama-sama dengan Tim dari mulai proses awal analisis jabatan yaitu persiapan, pengumpulan data jabatan, pengolahan data jabatan (penyusunan uraian, spesifikasi dan peta jabatan) dan verifikasi jabatan untuk dapat ditetapkan hasil analisis jabatan. Keterbukaan informasi oleh Tim turut andil menyempurnakan dalam pengelompokan informasi jabatan sebagai salah satu unsur dari tiga unsur hasil penyusunan kebutuhan jumlah dan jenis jabatan aparatur sipil negara sesuai dengan Peraturan Badan Kepegawaian Negara Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2022 tentang Tata Cara Pelaksanaan Penyusunan Kebutuhan Aparatur Sipil Negara.
Penyusunan analisis jabatan yang berupa informasi jabatan dan analisis beban kerja harus melakukan verifikasi dan validasi untuk ditetapkan kebutuhan jumlah dan jenis jabatan aparatur sipil negara. Verifikasi dan validasi dilaksanakan untuk memastikan kebenaran kebutuhan jenis dan jumlah jabatan yang riil dan tepat hasil penyusunan kebutuhan berdasarkan analisis jabatan dan analisis beban kerja. Disisi lain, unit organisasi yang secara fungsional membidangi analisis jabatan harus juga mempertimbangkan data kelembagaan sesuai dengan perkada. Data kelembagaan yang dapat berupa struktur organisasi tidak dapat menjalankan tugas dan fungsi organisasinya tanpa didukung oleh pegawai sebagai contoh pertama yaitu struktur organisasi yang mempunyai tugas mengelola jaringan dokumentasi yang terintegrasi dengan teknologi dan dokumen asli harus mempunyai jabatan fungsional pustakawan/arsiparis madya. Contoh kedua yaitu aplikasi ekinerja yang dikelola oleh Perangkat Daerah (PD) selain PD bidang informatika harus memiliki jabatan fungsional bidang komputer madya. Dari kedua contoh tersebut, dukungan sumber daya manusia yang mumpuni atau kompeten dalam melaksanakan tugas dan fungsi yang ada pada unit organisasi memang dibutuhkan agar pelayanan publik dapat berjalan sesuai tujuan penyelenggaraan pemerintah daerah.
Dengan beban berat Tim yang telah dibentuk merupakan tim yang tangguh dengan tugasnya mempunyai keluaran yang berpengaruh besar terhadap kebutuhan pegawai pada pemerintahan namun keluaran tidak maksimal bila tidak didukung oleh unit organisasi dan tidak melalui proses anjab sesuai dengan PERMENPANRB Nomor 1 Tahun 2020 dan PERATURAN BKN Nomor 9 Tahun 2022. Namun perlu kita ingat beban yang berat akan terasa ringan bila dipikul secara bersama-sama dengan “BerAKHLAK” yang merupakan akronim dari Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif dan Kolaboratif sebagai sari dari nilai-nilai dasar aparatur sipil negara.
